Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Esmo yhtiöiden henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste 10.5.2018
Viimeisin muutos 3.11.2020.
1. Rekisterinpitäjä
Esmo Oy / Esmo Economia / Oulu: Hallituskatu 11 A 2-4 (2. krs) 90100 Oulu
Esmo Economia / Haukipudas: Revontie 2 90830 Haukipudas
Raahen Tili / Rantakatu 8, Softpolis (ovi 2) 92100 Raahe
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kehitysjohtaja Hanna Kinnunen
044 503 7780, hanna.kinnunen@esmo.fi
3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Tietosuojakäytäntö
Yritys sitoutuu suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä henkilötietolain (523/1999), tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojakäytännön ehdot käyttämällä sivustoamme. Käyttäjä antaa sivustoa käyttäessään yritykselle suostumuksen sivustoon liittyvien evästetiedostojen käyttöön ja tallentamiseen.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi, kehittäminen ja analysointi sekä asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Tämän lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin ja tutkimustoimintaan. Rekisterinpitäjä voi käyttää rekisteröidyltä saamiaan yhteystietoja suoramarkkinointiin. Henkilötietojen käsittely ja sen lainmukaisuus perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen.
6. Rekisterin tietosisältö
Asiakassuhteeseen perustuva asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan syntyy esimerkiksi silloin, kun rekisteröity antaa toimeksiannon yritykselle tai on osapuolena sopimuksessa, joka liittyy edellä mainitun yhtiön hoitamaan toimeksiantoon tai hyödyntää edellä mainitun yhtiön palveluita muulla tavalla.
7. Rekisterissä käsiteltävät tiedot
Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja: asiakkaan etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, sukupuoli, äidinkieli, tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, ostotapahtuma- ja asiointitiedot eri kanavissa, kanta-asiakastiedot ja muut vastaavat ryhmittelytiedot, käyttäjätunnus ja salasana, vaihtoehtoiset toimitusosoitteet, tiedot tuotearvioinneista, markkinointikampanjoihin (esim. arvontoihin) osallistumiseen sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.
8. Rekisterin tietolähteet
Asiakastiedot saadaan joko asiakkaalta asiakassuhteen tai toimeksiannon syntyessä tai asiakkaalta suoraan itseltään. Palautteen, yhteydenottopyynnön tms. voi lähettää yhteydenottolomakkeen kautta. Jos palautelomakkeella tai sähköpostilla lähetettyyn palautteeseen halutaan vastaus, tulee palaute lähettää yhteystiedoilla varustettuna. Henkilötietoja sisältävää palautetta lähettävän on syytä huomioida, että suojaamattomana lähetetyn palautelomakkeen tai sähköpostiviestin tietoturva on heikko eikä tiedon salassapitoa ja suojaamista voida tällöin täysin varmistaa. Tämä on syytä huomioida erityisesti yksityisyyden kannalta arkaluonteisten tietojen osalta.
9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset, EU ja ETA
Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa Rekisteriselosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa tai perintään liittyvissä asioissa. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
10. Tietojen poistaminen
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti asiakkuuden voimassaolon ajan eli toimeksiannon päättymiseen asti. Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta. Lisäksi tietoja voidaan joutua poistamaan valvonnan seurauksena, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista toimintaa tms.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta tietoja. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon tai palkanlaskentaan liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
11. Rekisteröidyn tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.
Rekisterinpitäjä vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle: Esmo Economia Oy, Hallituskatu 11 a 2 90100 Oulu.
Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamiseksi. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten.
12. Henkilötietojen käsittelijät ja suojaus
Henkilötiedot säilytetään aina luottamuksellisina. Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Manuaalisesti säilytettävät tiedot säilytetään aina lukitussa tilassa. Rekisterinpitäjän sähköisen asiakasrekisterin sisältämät tiedot on suojattu asianmukaisesti palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.